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Ce stylo numérique qui révolutionne la dématérialisation des documents modifie profondément les méthodes de travail des entreprises qui l’ont adopté.
 Exemple type chez Cleaning Bio, une entreprise de nettoyage implantée à Lille qui se caractérise, entre autres par un humanisme actif et le sens de l’innovation.

Impliquée dans l’insertion de personnel marginalisé, Cleaning Bio est également la première entreprise française de propreté à obtenir la norme Développement durable ISO 26000. Elle est de plus l’une des premières de son secteur à avoir adopté le StyloPDF, commercialisé par Gesway. Expérience vécue commentée par son gérant Yann Orpin.

- Qu’est ce qui vous a conduit à adopter le StyloPDF ?

Yann Orpin : Optimiser le contrôle des tâches ! Les employés de Cleaning Bio assurent le nettoyage de nombreux établissements différents : des bureaux, des usines, des crèches, des écoles, des collectivités…

Chaque tâche effectuée, génère un rapport et un contrôle réalisés par un inspecteur à partir d’un cahier des charges-type. Mais ces rapports manquaient d’uniformité. Pour optimiser ces procédures nous avons mis en œuvre trois améliorations :

• Uniformiser les rapports avec un cahier des charges commun
• Gagner du temps sur le traitement en dématérialisant ces contrôles
• Optimiser la réactivité des équipes

- Et dans ces trois points, le StyloPDF a été utile ?

Yann Orpin : Oui, déterminant même ! Avant, les rapports étaient un peu hétéroclites, chacun les écrivait à sa façon. En adoptant le StyloPDF nous avons mis en place un cahier des charges normatif commun.

De même, avant, chaque inspecteur rédigeait son rapport écrit dont on faisait autant de photocopies qu’il y avait d’interlocuteurs, puis on envoyait un exemplaire au client. Désormais, avec le stylo les rapports de contrôle sont envoyés immédiatement et directement sur les boites mails des gens concernés, y compris le client, et parallèlement enregistrés et classés directement sur le réseau. Le gain de temps est considérable.

Enfin pour ce qui est de la réactivité, le StyloPDF nous permet de réagir immédiatement, en temps réel, en cas de problème. Il permet surtout d’être transparent avec les donneurs d’ordre qui dans la majorité des cas ne sont pas sur le lieu de travail, pour leur confirmer que la prestation s’est déroulée dans les règles… et si ce n’est pas le cas, on peut refaire le travail dès le lendemain.

- Les bénéfices sont déjà mesurables ?

Yann Orpin : Oui ! Ils l’ont été dès les premiers jours d’utilisation. Désormais, nous gérons les travaux en temps réel alors qu’avant il fallait parfois attendre une semaine avant de recevoir un rapport papier. Pour les inspecteurs c’est un extraordinaire outil de gain de temps et d’efficacité. Au point qu’on se demande parfois comment on a pu s’en passer aussi longtemps !

Au-delà de ces bénéfices fonctionnels, il faut souligner des avantages organisationnels. Le stylo a été opérationnel en une matinée. Il n’a pas modifié les habitudes de travail, n’a pas nécessité une installation spéciale dans l’entreprise et la formule proposée par Gesway est vraiment du tout compris. Les bénéfices amortissent largement l’investissement.

http://www.stylo-pdf.com