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Ayant des besoins de signature électronique pour l’ensemble de ses processus, le ministère s’est tourné vers Lex Persona, qui lui a fourni une solution de parapheur électronique transverse.

Le ministère de la Culture est consulté par divers services instructeurs (collectivités territoriales, services de l’environnement, etc.) lorsqu’une demande de travaux sur ou à proximité d’un site historique, d’un patrimoine paysager protégé ou d’un site archéologique, est déposée. Le ministère de la Culture délivre alors des actes, avis ou arrêtés qui sont signés par des agents aux responsabilités variables, allant de ceux de l’administration centrale aux responsables régionaux chargés d’étudier, conserver et mettre en valeur le patrimoine.

Loin d’être un cas isolé, ce mécanisme a petit à petit mis en exergue le besoin de signature électronique du ministère de la Culture, qui doit en plus répondre aux enjeux de dématérialisation des procédures d’urbanisme (obligatoire dès le 1er janvier 2022) dans le cadre du programme Lors du traitement des demandes d’urbanisme, l’usager peut faire une déclaration ou demander une autorisation de façon dématérialisée, et cette demande doit être instruite de façon également dématérialisée, sur toute la chaîne d’instruction.

Le choix d’un acteur rigoureux

Dans ce contexte, le passage à une solution de signature électronique était indispensable pour le ministère de la Culture, qui a initié le déploiement d’un parapheur électronique à la fois interfacé à un Système d’Information (SI) et transverse, ouvert à tous les agents travaillant sur des documents produits dans ou en dehors un (SI) et ayant un fort besoin de signature. Au cours de ce projet, le ministère a fait appel à un acteur de la signature électronique réputé pour sa capacité à proposer des solutions à des problématiques d’intégration complexes : Lex Persona. Un choix qui ne doit rien au hasard.

« Nos API sont très configurables et très modulaires, ce qui nous permet facilement de créer des espaces divers et variés en fonction des différents cas d’usages ou des nouveautés qui vont arriver, des besoins qui vont être exprimés au fur et à mesure de la mise en place et même après la mise en production. La nature de nos produits nous permet d’approcher plus sereinement ce genre de défi et de nous concentrer davantage sur les points à plus forte valeur ajoutée », explique Imane Pasquier, directrice de la business unit « signature électronique en ligne » chez Lex Persona.

Une mission particulière pour Lex Persona

Représentant l’État, le ministère de la Culture est amené à signer des arrêtés donnant suite à des demandes d’autorisation de travaux, des avis attributifs de subvention et d’autres documents produits dans ou en dehors d’un SI (pièces juridiques ou administratives, courriers, etc.). À cette variété de types de contenus à signer s’ajoute celle des profils des signataires, qui peuvent par exemple être des directeurs régionaux, des secrétaires généraux, des Architectes des bâtiments de France, des conservateurs régionaux de l’archéologie ou des monuments historiques, etc.

« La mise en place d’un parapheur transverse au sein de ce genre d’entité est un processus qui soulève différentes questions de natures diverses : techniques, juridiques ou liées à la sécurité. Il s’inscrit aussi dans le temps, il évolue, les usages changent au gré des événements, tels que la crise sanitaire. Ce projet était donc l’occasion aussi pour nous de proposer un accompagnement vraiment agile qui s’adapte aux événements et aux cas d’usages, un accompagnement plus personnalisé qui va faire appel à différentes compétences chez nous pour pouvoir répondre à ces questions de différentes natures », témoigne Imane Pasquier.

Une solution modulaire vouée à grandir

Autant de défis auxquels l’expertise de Lex Persona a parfaitement répondu. En effet, l’éditeur a été capable d’apporter une solution adaptée aux enjeux de sécurité du ministère, organisée en deux niveaux :

 Des mesures génériques intégrant des mécanismes SI (tirés de l’ISO 27001) et des éléments liés à la protection des données personnelles et au respect du RGPD ;

 Des mesures de sécurité spécifiques : interconnexion avec l’horodatage du ministère de l’Intérieur en mode SaaS, interconnexion avec le SSO (système d’authentification unique) et le système d’archivage du ministère de la Culture, utilisation des serveurs SMTP du ministère de la Culture pour la mise en place de notifications par mail et de relances, et surtout prise en compte de la mobilité des signataires.

Afin de répondre aux besoins de sécurité et d’identification du ministère de la Culture, des cartes agents, personnelles, nominatives et incessibles, ont ainsi été déployées. Demandées à l’ANTS et imprimées par l’Imprimerie Nationale, ces cartes à puces intègrent des certificats nécessaires à l’emploi du plus haut niveau de signature électronique (signature qualifiée). De quoi garantir le système de confiance de l’organisation tout en préservant l’intégrité et l’authenticité des documents.

« Notre vision à long terme présente de nombreux avantages pour toutes les parties prenantes : les citoyens et usagers du ministère de la Culture, et l’État, avec des économies sur plusieurs champs. Elle offre aussi une meilleure interopérabilité entre les systèmes et les services, réduisant les erreurs faites par l’administration et permettant un recentrage des activités des agents sur des tâches avec plus de valeur ajoutée », observe Polina Grigorieva, cheffe de projet au sein du ministère de la Culture. « À terme, nous prévoyons de dématérialiser l’ensemble de nos instructions et de nos procédures administratives, internes ou ouvertes vers l’extérieur, ce qui représente des millions de documents signés électroniquement avec la signature qualifiée », conclut-elle.

https://www.lex-persona.com/