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Pour produire les 72 principes actifs développés depuis ses 80 ans d’existence, Novéal (anciennement Chimex) a besoin d’une main d’œuvre formée, qualifiée et polyvalente. Pour ce faire, la direction des ressources humaines de Novéal a fait appel à Yelhow afin d’implémenter son outil de gestion des compétences Alex sur son site de Novéal Mourenx.

Avec plus de 170 collaborateurs qui mettent leur savoir-faire au service de la production d’ingrédients techniques tels que les polymères, les filtres solaires, les tensioactifs, le site de production de Novéal Mourenx s’est engagé depuis 18 mois dans un processus de digitalisation de la gestion de compétences.

Une diversité des savoir-faire et différentes compétences dispatchées sur deux unités de production. La première (UP2) compte sept lignes de production et la seconde (UP1) en dénombre six. De ces treize lignes de production, les principes actifs requièrent une connaissance et une compréhension de la chimie, puisque ces derniers ont des applications dans les produits phares du Groupe L’Oréal : shampoings, crèmes solaires, crèmes anti-âge, coloration… Ils nécessitent des formations continues des collaborateurs et un suivi de celles-ci, désormais réalisés avec Alex, l’outil applicatif d’optimisation des opérations de gestion des compétences de Yelhow.

L’alliance entre ressources humaines et production

Un secteur d’activité tel que la chimie fine nécessite des formations spécifiques et particulières allant de l’apprentissage des processus de fabrication jusqu’aux règles de sécurité. Initialement les équipes de Novéal assuraient un suivi des formations et des compétences via des carnets de formation papier et des matrices Excel. Suivre et retrouver les informations sur le niveau de qualification de chaque collaborateur était donc une tâche fastidieuse assurée à la fois par les équipes RH et de production.

Les fiches parcours métiers spécifiques aux postes et les suivis des formations inhérentes aux évolutions des responsabilités des opérateurs (preuves) étaient rédigés, demandés et validés manuellement par les équipes de production et les services RH. Des tâches mobilisant beaucoup de temps, en moyenne une dizaine d’heures par mois, avec des risques d’oublis ou d’erreurs.

Les salariés de Novéal sont fréquemment en formation, cela représente jusqu’à ¼ de leur temps de travail. Cela afin de répondre à la fois aux besoins de polyvalence et aux obligations règlementaires de leur secteur d’activité.

Face à ces besoins majeurs, la direction RH du Groupe a alors souhaité s’équiper d’une solution logicielle simple et pratique afin d’opérer un suivi régulier de ses formations, mais aussi d’auditer les compétences disponibles sur les lignes de production, et de s’assurer de la polyvalence de collaborateurs clefs sur chaque unité.

Par ailleurs, le but était aussi de valoriser les salariés à leurs justes compétences, les inciter à se former afin de prendre des responsabilités et les rendre plus autonomes dans ce processus. Le tout en simplifiant le système existant, afin que cela ne soit pas perçu comme une tâche laborieuse.

C’est alors que les équipes ressources humaines ont décidé de s’orienter vers Yelhow, éditeur de logiciel français spécialiste de la gestion des compétences industrielles.

Après avoir été formé par Yelhow à l’outil Alex, le Responsable de production a ensuite présenté cette solution logicielle aux chefs d’équipes puis aux collaborateurs, afin de les accompagner dans la prise en main de l’application et qu’ainsi tous les salariés soient en capacité de l’utiliser.

La formation pour le salarié, par le salarié au service de la performance industrielle

Le service de production souhaitait implémenter une politique d’autonomie quant à la formation continue de ses collaborateurs. L’application Alex lui a permis d’insérer deux entrées de demandes de formation. La première saisie dans l’outil par le salarié lui-même, qui souhaite se former et acquérir certaines compétences. La seconde, avec une requête émanant du responsable de production. In fine, le processus est le même, le projet de formation est étudié par les équipes du Groupe et est lancé, mais le salarié est placé au cœur de la demande et peut en être à l’initiative simplement.

Le compagnonnage est la principale méthode de formation utilisée pour l’apprentissage des processus de fabrication. Reconnue comme l’une des plus efficaces, elle est également rendue possible par l’outil Alex, grâce à cet inventaire exhaustif des compétences et savoir-faire de tous les talents du site de Novéal Mourenx. Un véritable cercle vertueux des ressources humaines, de la formation continue et de la gestion de compétences est ainsi constitué.

Dans ce secteur de pointe qu’est la chimie, le suivi des formations règlementées est un atout de taille de l’outil. Des alertes visuelles et personnalisées sur la matrice de polyvalence ont ainsi pu être mises en place, palliant les potentiels oublis lorsqu’une formation doit être renouvelée. Les équipes de Novéal ont également accès à des KPI qui consolident ces besoins de formations au niveau de l’ensemble du site. Ces derniers offrent la possibilité d’anticiper les besoins de formations, jusqu’à 3 ans, ce qui est une source d’information précieuse pour les RH et leur mission de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). Par ailleurs, le suivi des formations permet d’ajuster le plan de développement et d’affiner le budget formation en fonction des besoins réels de la production.

On parle de 20 à 30 formations règlementées (dispensées au nombre de 5 sessions par an) qui ont pu être intégrées dans l’outil, en plus du suivi des formations internes et tutorats. Le passage du tableur Excel à l’outil Alex, a permis aux responsables de gagner du temps et de la fiabilité dans les données saisies. Les validations des compétences, tracées de manière ISO notamment par signature électronique, sont référencées immédiatement dans l’outil, là où deux semaines de latence pour une formation de quatre mois étaient observées avant.

Kevin Campagne, responsable de la production de Novéal Mourenx ajoute : « Nous avons été enchantés par Alex. L’application est extrêmement simple, conviviale et lisible. Cela nous a permis de réduire grandement notre usage du papier en ayant toutes les données disponibles à portée de main. Au sein de notre site, Alex est utilisé chaque semaine, afin de coordonner les plannings avec les compétences disponibles et la polyvalence de nos collaborateurs, nous garantissant d’avoir à tout moment les bons opérateurs aux bons endroits sur nos lignes ».

« Quand nous avons déployé Alex chez Novéal, nous avons été séduits par l’approche des ressources humaines, qui souhaitaient intégrer le salarié dans sa propre gestion des compétences au niveau de son avancement professionnel. Alex est un outil, un assistant pour créer un système de valorisation des savoir-faire des collaborateurs et de transmission, propre à chaque culture d’entreprise. Le plus important est que cette compétence se transmette et s’enrichisse, comme c’est le cas au sein de Novéal Mourenx » conclut Baptiste Gendron, PDG de Yelhow.

https://www.yelhow.com/