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Conséquence directe : le choix et la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique se sont également complexifiés. Pour vous aider dans ce projet stratégique, nous vous livrons 5 facteurs clés de succès basés sur nos retours d’expérience.

1 - Assumer l’accroissement exponentiel d’un capital informationnel très hétérogène

La valeur d’un système d’archivage électronique (SAE) réside dans sa capacité à gérer l’augmentation des volumes de données et de documents de plus en plus hétérogènes. Dans un tel contexte, le SAE doit garantir la préservation et l’enrichissement du capital informationnel de l’entreprise ainsi que la qualité et la cohérence des données, et ce quel que soit le mode de dépôt des archives.

Le système doit être pensé pour :

 maîtriser les montées en charge afin d’assurer un temps de réponse et un accès toujours rapide aux données (scalabilité) ;

 disposer d’un module intégré de remise en ligne des éléments archivés capable d’appréhender des archives aux structures variées (format, granularité…).

En somme, il est important de disposer d’une solution ouverte, à l’état de l’art, alliant performance du socle technique et prise en compte des exigences métier de l’archivage quel que soit le type, le support ou la granularité de l’archive (données ou document, papier ou électronique).

2. Proposer une solution simple & performante à vos collaborateurs

Réussir la mise en place d’un système d’archivage électronique nécessite de placer l’utilisateur final au centre du projet. En effet, plus la volumétrie des données et des documents à archiver est importante, plus la mise en place d’une interface utilisateurs simple et intuitive est difficile. L’ensemble des collaborateurs doit pouvoir déposer et accéder aisément à leurs données et documents archivés dans le système tout en respectant les exigences de sécurité et de confidentialité.

Il est d’ailleurs capital de proposer aux utilisateurs plusieurs modes d’interactions avec la plateforme d’archivage ; il est par exemple possible de disposer de fonctions d’accès et de dépôt d’archives intégrées sur le poste de travail ou encore dans la messagerie.

3 - Garantir la conformité de vos pratiques de conservation au regard de vos engagements

Deux aspects méritent d’être soulignés : le référentiel de gouvernance et la maîtrise des processus au sein de l’entreprise.

Tout système d’archivage électronique aligné à la politique d’archivage de l’entreprise doit disposer d’un référentiel de gouvernance ; celui-ci permet de garantir la bonne application des règles et conditions de conservation en tenant compte du quotient « valeur x risque » lié à chaque archive. Ce référentiel de gouvernance permet de prendre en compte les exigences normatives, réglementaires, législatives et leurs évolutions (CNIL, ISO, AFNOR…).

La maîtrise des processus au sein de l’entreprise est l’autre point important, notamment pour les documents engageants. De bons processus permettent de réduire significativement le risque d’indisponibilité d’une archive et d’assurer un bon suivi des flux d’information, de leur création jusqu’à leur archivage. Dans ce contexte, le système d’archivage électronique doit proposer un cadre fonctionnel clair permettant de maîtriser les circuits de dépôt, de traitement, de restitution et de destruction des archives.

4 - Prémunir l’entreprise face au risque d’indisponibilité d’un document engageant

En termes d’archivage, les risques financiers sont principalement associés au risque d’indisponibilité d’une archive. De manière générale, la qualité d’un système d’archivage électronique est directement liée à la capacité de réduire ce risque.

Or, nous assistons à une multiplication des procédures de restitution d’archives contraintes en termes de délai, en particulier à des fins de preuves. Pour se protéger, les entreprises s’orientent vers les systèmes d’archivage électronique afin de maîtriser leurs processus et disposer d’outils de recherche/restitution efficaces. Les systèmes d ‘archivage s’étoffent ainsi de fonctions de recherche et d’indexation élaborées (facette, sémantique,…).

Le système d’archivage électronique constitue ainsi une plateforme d’accès aux archives complète et simple quels que soient leurs granularités (lot, unitaire), leurs types (données, documents), leurs formats techniques.

5 - Relever ces enjeux avec une plateforme d’archivage unique et centralisée

Le dernier aspect particulièrement important d’un système d’archivage électronique est de disposer d’une solution unique, intégrée et capable de prendre en charge tout type d’archives de l’entreprise : données issues d’un ERP, documents électroniques (GED, CAD…), e-mails, ou encore archives papier présentes au sein de toutes entreprises.

En effet, les risques d’indisponibilité d’une archive sont considérablement réduits par l’utilisation d’une solution d’archivage unique. Cette approche permet de disposer d’une application homogène de la politique de conservation, de maitriser les conditions de sécurité et de confidentialité en s’appuyant sur les mêmes mécanismes quel que soit le type d’archives, de permettre le déploiement aisé au sein des grandes entreprises.

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