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À travers la gestion de la relation fournisseurs et l’analyse des dépenses, la direction achats impacte significativement la performance globale de l’entreprise. Mais cela n’est possible qu’avec l’adoption d’une vision à 360° des activités du département achat. Quelles sont aujourd’hui les bonnes pratiques à mettre en place pour organiser les données achats et permettre des prises de décisions éclairées et efficientes ?

Adapter le tableau de bord à la réalité de l’entreprise

Il n’existe pas de tableau de bord type, car il n’existe pas d’entreprise type ?! La direction achats doit songer à privilégier les données et les critères à mesurer selon divers aspects de son activité ; en effet, une entreprise industrielle ou tertiaire a des attentes différentes vis-à-vis de la direction achats. Ce reporting devra aussi être adapté à la typologie d’achats ou aux familles d’achats : les achats directs et indirects ne s’envisagent pas de la même façon, ni avec les mêmes critères.. Il devra également être construit selon la typologie des fournisseurs : la gestion de la relation achats est différente selon qu’il s’agit d’un fournisseur stratégique ou d’un fournisseur plus occasionnel avec de faibles montants de commandes.

Concevoir un dashboard avec pragmatisme

Le volume de données à prendre en compte ainsi que les moyens humains et techniques à disposition ne permettent pas de tout faire. Il faut que la direction achats reste pragmatique pour que le tableau de bord soit simple à renseigner et à suivre en interne (pour la direction financière et la direction générale par exemple) tout en restant pertinent et intelligible.

La première règle sera de définir clairement les données à analyser et les efforts associés, et de maîtriser la source de ces données : on voit bien l’importance du SRM dans une telle démarche, car c’est lui qui permet une collecte des données en interne et en externe, en mode collaboratif, rendant celles-ci facilement disponibles.

Mettre en exergue des données inter-départements cohérentes

La cohérence des données est un point majeur dans l’édification d’un tableau de bord de qualité : il faut être certain de cette compréhension mutuelle entre les différents services ou directions et évaluer l’effort à réaliser pour collecter et nettoyer ces données afin de garantir un suivi efficace des indicateurs. Les solutions d’eAchat sont, par exemple, conçues dans cet objectif : collecter facilement la donnée, la nettoyer, l’enrichir avec d’autres sources fiables, pour toujours plus de profondeur et de précision.

Retranscrire la performance globale tout en reflétant les risques par fournisseur

Plus qu’un simple outil de visualisation, le tableau de bord doit être une aide à la décision et à l’action : il doit permettre d’identifier la performance globale des achats mais aussi le risque dans la relation fournisseur et les risques de dysfonctionnement dans le process. Il doit aussi aider à identifier les fournisseurs concernés pour mener les actions correctives avec la plus grande anticipation.

Être évolutif et facile d’appréhension !

Un tableau de bord se construit au rythme de la transformation de la direction achats, qui elle-même s’adapte aux objectifs et aux changements de l’entreprise. Cette évolutivité doit être envisagée dès la mise en œuvre de l’outil. De même, le rapport doit pouvoir être utilisé par des collaborateurs occupant différentes fonctions : un category manager par exemple n’aura pas les mêmes priorités de lecture qu’un acheteur. Le fournisseur peut aussi être destinataire d’une grille de reporting : il dispose ainsi de données utiles à l’amélioration de ses performances, et peut se benchmarker vis-à-vis des autres fournisseurs pour être force de proposition. Il faut donc veiller à ce que l’outil puisse s’adapter à plusieurs visions et usages et devenir un vecteur d’adhésion utilisateurs ainsi qu’un moyen efficace d’apporter de la valeur ajoutée à plusieurs niveaux, en interne comme en externe.

S’attarder sur ces best practices permet de réaliser tout l’intérêt de la mise en place de solutions eAchat. De la vision à 360 ° de chaque fournisseur à l’analyse des dépenses, les logiciels de Purchasing Intelligence et de Spend Analysis permettent aujourd’hui une collecte de données exhaustive et qualitative, pour une meilleure visibilité et performance des directions achats comme des directions financières.

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