Industrie Mag - Le journal de l'industrie.
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Le Groupe Bernard, société de services informatiques spécialisée dans le traitement de la donnée, de l’image et du document, a choisi Kodak Alaris comme partenaire pour accompagner ses projets de capture de documents. Cette démarche a non seulement permis d’absorber plus de volume de documents et de fidéliser les clients du Groupe Bernard, mais également d’accompagner l’entreprise au quotidien pour assurer la continuité de ses services.
Société de services informatiques basée à Lille, le Groupe Bernard reçoit et traite le courrier papier ainsi que la relation-consommateur pour le compte de ses clients issus du monde de la presse, de l’industrie, de la grande distribution, de la banque et de l’assurance. Il offre des prestations diverses telles que la réception et le traitement des courriers papiers pour le compte de ses clients ou encore la gestion de la relation client à travers une plateforme téléphonique.
Le groupe se compose de centres de production autonomes et collaboratifs, regroupant 350 collaborateurs réguliers (420 pendant les fortes périodes comme Noël).. Il accompagne de nombreux grands groupes français et européens dans leur développement et garantit à ses clients une relation à long terme, fondée sur la confiance et le respect des engagements.
Avec une moyenne de 200 000 courriers reçus par jour, le groupe traite environ 100 millions de documents chaque année et se doit d’être flexible et de respecter les délais convenus avec ses clients. Avec un important volume papier de natures hétérogènes à traiter, le Groupe Bernard avait besoin de répondre à trois grands challenges : l’engagement auprès de ses clients, la recherche d’une traçabilité permanente et le besoin d’agilité.
Le Groupe Bernard a choisi Kodak Alaris pour son expertise sur les scanners et ses logiciels associés. La société s’est tout d’abord intéressée à trois scanners de tri haut volume IBML ImageTrac (IT 5, IT 3EX et IT APP), recommandés par Kodak Alaris, plutôt que des scanners de production classiques. Ces appareils gèrent parfaitement les fonds documentaires très hétérogènes, ont peu de contraintes techniques et possèdent une grande vitesse de traitement. Les scanners IBML gèrent également les séparateurs, peuvent lire à la volée les codes-barres et permettent de modérer les flux.
Le Groupe Bernard a souhaité acquérir de nouveaux appareils dont deux scanners IBML DS 1085, commercialisés par Kodak Alaris, afin d’avoir une capacité permanente de traitement sans interruption. Le groupe ne peut se permettre de retard dans ses délais, il était nécessaire de s’équiper d’appareils de back up.
Une fois les documents numérisés, la majorité d’entre eux est stockée car ils contiennent des informations sensibles, comme les coordonnées bancaires, et sont souvent concernés par les règlementations sur la traçabilité des documents papiers. Ils restent 15 jours dans les locaux du groupe avant d’être envoyés dans des centres d’archives. Quant aux images numérisées, elles sont soumises aux clauses des contrats passés entre le Groupe Bernard et ses clients. Elles sont, pour la plupart, livrées avec les métadonnées associées mais elles peuvent également être hébergées et accessibles via un logiciel de consultation à distance ou encore conservées dans un coffre électronique.
Les outils utilisés et le partenariat avec Kodak Alaris permettent au Groupe Bernard d’être dans une démarche d’amélioration continue, tant sur la qualité que sur la productivité des chaînes. La société est aujourd’hui capable d’absorber plus de volume de documents et de fidéliser ses clients qui sont ainsi satisfaits des prestations livrées.
Mais les solutions de Kodak Alaris ne sont pas les seuls atouts dans ce projet. Le Groupe Bernard n’hésite pas à mettre en avant la qualité du service de la marque, toujours à l’écoute et prête à l’accompagner dans ses projets.
La maintenance de proximité par les techniciens de Kodak Alaris avec de vraies connaissances hardware et software est particulièrement appréciée par la société. En plus de la maintenance préventive mensuelle, Kodak Alaris intervient sous 8h en cas de panne de l’une des machines. Le responsable de compte de Kodak Alaris intervient également selon les besoins, comme la demande de paramétrage permettant d’améliorer la qualité des images si nécessaire.
« Le Groupe Bernard offre des services haut-de-gamme à ses clients, c’est pourquoi le choix d’un fournisseur est extrêmement important pour nous » commente Jean-Loup Lemonnier, directeur général du Groupe Bernard. « Avec Kodak Alaris, l’accompagnement est toujours au rendez-vous afin que nous soyons nous-mêmes au rendez-vous pour nos clients.. »
