Industrie Mag - Le journal de l'industrie.
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Après 18 mois d’utilisation, la société améliore la traçabilité de ses actions dans un secteur strictement réglementé.
La réunion est un outil de management qui permet de renforcer la cohérence entre la stratégie et son exécution au travers du pilotage des plans d’actions menés par les équipes opérationnelles.
Pour les acteurs opérant dans des secteurs soumis à une réglementation stricte, l’efficacité des réunions et la traçabilité des actions qui y sont décidées sont primordiales.
C’est le cas de Prodimed qui commercialise des dispositifs médicaux à usage unique tant en Europe qu’en Asie et aux USA.
La société devait améliorer la traçabilité de ses décisions et augmenter la sécurité des données partagées en réunion. Pour faire face à cette problématique, Prodimed a fait appel à Perfony.
Bénéfices
L’enjeu de la traçabilité
Prodimed est un acteur international qui exporte, en Europe, en Asie et aux Etats-Unis, des dispositifs médicaux à usage unique.
Commercialisant ses produits sous trois marques, CCD International, Plastimed et Oneshot, PRODIMED répond à la demande d’acteurs de la santé dans des domaines variés (gynécologie, procréation médicalement assistée, soins intensifs, chirurgie vasculaire, instrumentation chirurgicale en inox).
Les produits sont soumis aux normes réglementaires ISO 9001, ISO 13485, FDA (Etats-Unis) et de la SFDA (Chine).
« Dans le secteur hautement réglementé qu’est l’industrie médicale, la traçabilité et la qualité de la production sont prépondérantes. Nous voulions améliorer la traçabilité des données et des procédés tout en répondant aux contraintes des normes réglementaires européennes et internationales, »explique Philippe Hemeray, Directeur Général de Prodimed.
La société recherchait une solution pour piloter les plans d’actions de manière simple et claire.
L’enjeu de Prodimed était d’améliorer l’accessibilité et la transparence des données partagées en réunion : Il fallait que ces données soient disponibles immédiatement, en toute sécurité et en toute confidentialité.
Une problématique que la solution innovante en mode Saas, iPerfony, permet de résoudre.
Des bénéfices majeurs
Jusqu’ici les données étaient traitées d’une manière rigoureuse mais leur suivi pouvait être amélioré. L’essentiel des échanges d’informations, souvent sous format Word, était réalisé par emails. Le suivi des projets et des données pouvait sembler parfois opaque voire complexe.
« Les actions étaient déjà structurées, mais compte tenu du niveau d’exigence auquel nous sommes soumis, nous disposions encore d’une marge d’amélioration. Si le nombre de réunions n’a pas diminué, elles sont aujourd’hui mieux préparées. iPerfony permet de diffuser en amont l’ordre du jour et le compte rendu est disponible immédiatement après la réunion. Préparés en amont, nous respectons le temps imparti et chacun peut mesurer l’efficacité de ses actions. Nous avons abandonné l’utilisation de Word et des emails pour partager les données entre les réunions », souligne Philippe Hemeray, Directeur Général de Prodimed.
En juillet 2012, la solution iPerfony est mise en place.
Simple d’utilisation, l’outil a été rapidement intégré par les salariés. Il est utilisé par l’ensemble des collaborateurs des deux sites de Prodimed.
Aujourd’hui, l’acteur fait un état des lieux de son fonctionnement : les actions sont catégorisées par domaines d’activités ; la confidentialité et la sécurité des données sont conservées car iPerfony permet d’effectuer le suivi des actions et des décisions ; entre 10% et 30% de temps gagné sur le temps en réunion.
L’outil de collaboration a permis d’évaluer et de visualiser instantanément la performance de la réunion une fois terminée, selon des critères très simples.
« Client historique de Perfony, Prodimed s’implique dans l’amélioration constante de la solution. Les fonctionnalités ont été adaptées au cours des 18 mois d’utilisation du logiciel. Et pour cause, notre cellule R&D est en lien permanent avec le client. Les mises à jour sont faites sur mesure en fonction de ses besoins, » explique Luc Bonnin, Directeur Technique de Perfony. La solution Saas confirme son efficacité tous secteurs d’activités confondus.
