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Une étude de 2013, menée par Forrester Research auprès d’un panel d’entreprises, recense les principaux défis à relever pour l’année prochaine dans le domaine de la visioconférence. Les dirigeants interrogés envisagent de généraliser l’usage de cette technologie auprès des employés : 51 % comptent étendre l’utilisation de la visioconférence sur ordinateurs de bureau, 25% sur les appareils mobiles et 25% pensent équiper plus de salles. L’aspect financier apparaît comme le critère majeur à ce changement pour 45% des sondés.

Conformément à la loi de Metcalfe, « plus il y a d’utilisateurs d’un système, plus celui-ci est utile et rentable pour l’entreprise ». Cela s’applique parfaitement au marché de la visioconférence, encore confidentielle dans son usage jusqu’à une période récente. Cette tendance change avec l’arrivée, notamment, de solutions de visioconférence de nouvelle génération permettant de lever les derniers freins à l’application de cette loi.

Les bénéfices directs sont multiples : réduction des déplacements, rentabilité accrue des collaborateurs sur le temps gagné, collaboration inter-sites, amélioration des relations clients, extension de la formation, dépannage distant...

Un certains nombres d’éléments sont à prendre en compte dans l’équation économique d’une telle solution :
 le coût du réseau (consommation en bande passante pour un système, capacité pour le réseau de garantir cette bande passante), le coût de la solution de visioconférence déployée (terminaux et infrastructure, pour interconnecter plusieurs participants en simultané dans la même conférence).
 Ces coûts ont fortement diminué ces dernières années. En 15 ans, le prix moyen d’un dispositif vidéo clé-en-main pour salle est passé de 100 000 euros à 5000 euros pour les premiers prix aujourd’hui ! La bande passante nécessaire pour fournir une visioconférence de qualité HD est passée de plusieurs Mbps à 512Kbps en quelques années et le niveau requis continue de diminuer.
 Néanmoins, pour que l’investissement soit rentable, il faut que l’usage soit effectif et adapté aux besoins des entreprises. Les solutions de visioconférence sont aujourd’hui accessibles à l’utilisateur quel que soit son environnement de travail. Les terminaux de salle comme les clients logiciels sur les postes individuels (ordinateur, tablette ou smartphone) pour un usage au bureau ou à domicile sont en forte croissance. Les utilisateurs potentiels au sein d’une même entreprise sont donc nombreux et il est indispensable de fournir aux employés la possibilité de s’appeler simplement (annuaire unifié, appel en utilisant l’adresse email personnelle). Pour les communications en dehors de l’entreprise, la possibilité d’inviter une personne extérieure (clients, fournisseurs) doit pouvoir se faire aussi avec la plus grande simplicité en envoyant une invitation à se connecter via un lien web.
 L’arrivée de la norme WebRTC - toujours à l’état de draft - qui permet d’utiliser votre navigateur internet sans extension propriétaire permettra de faciliter encore plus cet usage.

Le système de visioconférence moderne est désormais beaucoup plus simple et intuitif pour l’utilisateur, puisque le terminal dans la salle de réunion, le client logiciel et l’infrastructure gérée au sein du service informatique ne font plus qu’un. Les utilisateurs (en salle ou en mobilité) accèdent de façon transparente aux services (conférence avec un participant unique, conférence multi-participant, sécurité, enregistrement…). La suppression de la complexité technologique démocratise le recours à la visioconférence en entreprise. Cette intégration entre l’utilisateur et les services, et les extensions de capacité à la demande, se trouve facilitée par l’apparition d’infrastructure totalement logicielle et virtualisable, pouvant aussi être vendue en mode service à travers des offres Cloud publiques ou privées.