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Depuis quatre ans, 30 millions d’utilisateurs et d’entreprises l’utilisent afin d’améliorer leur productivité, l’accessibilité mais aussi la collaboration – tout en conservant une véritable simplicité d’utilisation.

Les avantages sont considérables pour une entreprise, mais il faut impérativement prévoir la transition de ses serveurs - sur site exchange ou Office traditionnels - vers une plateforme Cloud ou hybride. Dans le cas contraire, l’entreprise aura du mal à maintenir la qualité des services auprès des utilisateurs aussi bien avant, pendant ou après la migration.

En moyenne, la durée d’une migration dépasse de 30% la durée initialement prévue – ce qui peut engendrer des problèmes pour les entreprises. Maintenir la qualité du service devient primordial, aussi bien pendant la migration qu’une fois la solution Office 365 mise en place. Les collaborateurs doivent pouvoir accéder à leurs emails existants – même lorsqu’ils ne bénéficient pas d’une connexion Internet - et être toujours aussi convenablement protégés contre les attaques. Il est aussi important de conserver une facilité de recherche dans les archives, même celles datant de plusieurs années, notamment pour les entreprises étant régulièrement auditées.

On identifie trois défis principaux pour les entreprises.

 Défi n°1 : prévoir la migration des fichiers PST Les fichiers PST sont utilisés depuis plusieurs années par les entreprises et sont très souvent stockés à plusieurs emplacements, sur les terminaux des collaborateurs ou sur les serveurs des entreprises. Ces fichiers, primordiaux pour d’éventuelles futures enquêtes de conformité, ne sont pas accessibles par Office 365. Mais leur migration peut prendre un certain temps et ainsi augmenter la période de transition vers Office 365 initialement prévue. Il faut donc les identifier en amont et les retrouver afin d’éliminer les doublons, les fichiers obsolètes ou inutiles afin de prendre seulement en considération les fichiers essentiels pour la migration.

Les utilisateurs peuvent classer les fichiers PST au sein d’une dans laquelle il sera facile de retrouver une information, peu importe qui en est l’auteur.

 Défi n°2 : éviter une augmentation du nombre de spam Le phishing - attaque informatique se propageant via les spams - constitue une des attaques les plus en vogue et fait chaque année de nombreuses victimes, aussi bien des particuliers que des entreprises, dont les infrastructures sont parfois infestées suite à un email frauduleux traité par un collaborateur. La solution Office 365 contient une protection « basique » contre les virus et les spams ; mais on constate que 25% des utilisateurs - ayant eu avant la migration une solution de sécurisation des emails performante - se plaignent d’une augmentation du nombre de spams une fois le passage sur Office 365 réalisé.

 Défi n°3 : permettre une bonne expérience mobile Les utilisateurs n’étant pas sur des terminaux mobiles Microsoft sont confrontés à une expérience client peu ergonomique. Sous Android, ou sur les iPad, l’accès aux applications Office 365 se fait via un accès Internet par browser. L’expérience n’est pas optimisée, et cela peut rapidement devenir frustrant pour les collaborateurs. Afin de résoudre ce problème, il peut être intéressant de passer par des applications tierces pour mobiles compatibles avec iOs et Android qui permettront aux collaborateurs d’accéder à leurs emails à tout moment.

A ces challenges s’ajoute le besoin de maîtriser le trafic sur son réseau d’entreprise et son serveur proxy. Les connexions supplémentaires créées par Office 365 auront un impact certain. Afin de maintenir la continuité et la disponibilité, il est donc important de prioriser le trafic et de privilégier les applications critiques.

Malgré tous ces points à prendre en considération, les avantages d’Office 365 dépassent clairement les challenges induits par la solution. L’entreprise doit simplement bien préparer sa migration et son expérience post-migration afin de réussir à sécuriser avec les mêmes performances un environnement principalement web. Pour les aider, certains spécialistes de la sécurité informatique ont mis en place des outils permettant une gestion simplifiée sous Office 365.