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Comment distribuer correctement les documents nécessaires à la continuité d’activité ? Quelles sont les solutions pour récupérer les données qui y sont inscrites ? Les réponses de Cyril Condamines, country sales manager chez Kodak Alaris, spécialiste de la capture d’informations.

Délivrer les documents et la data coûte que coûte

À bien des égards, la crise du Covid-19 a été un véritable accélérateur de la transformation numérique des organisations. Déjà amorcée depuis plusieurs années dans la majorité des cas, celle-ci a été largement boostée par la généralisation du travail à distance, qui nécessitait que chaque professionnel dispose des outils dont il a besoin pour poursuivre son activité. Difficile, néanmoins, de travailler correctement sans avoir accès à ses documents ou à certaines données indispensables. Pour lever ce frein, les structures ont dû s’adapter et revoir leurs habitudes de travail.

Pour assurer la distribution des documents, mais aussi de la data que l’on va récupérer dessus, nos clients finaux ont cherché des solutions auprès de nombreux partenaires. Deux choix majeurs s’offraient à eux. La première possibilité était de rediriger les courriers avec La Poste chez les collaborateurs adéquats, mais cela nécessite un travail intermédiaire pour identifier les destinataires appropriés. L’alternative était de redistribuer les documents qui arrivaient chez des personnes ciblées de l’entreprise dotées d’un scanner personnel pour gérer les flux. La deuxième solution, déployée chez 80 % de nos clients, était de désigner des collaborateurs qui passent régulièrement dans les locaux de l’entreprise, numérisent l’ensemble des documents grâce aux scanners et les redistribuent par voie électronique aux destinataires, explique Cyril Condamines.

Une prise de conscience aux plus hauts niveaux

Quelle que soit la solution retenue par les organisations, ces dernières se sont plus que jamais rapprochées de leurs prestataires afin de mettre en place des processus de capture et de workflows dès la création du document, qu’il soit physique ou électronique. La finalité : automatiser le plus possible les tâches de distribution. En effet, si auparavant, les documents arrivaient au format papier au sein des organisations avant d’être traités, aujourd’hui leurs sources et leurs formes sont diverses et l’information tend à se multiplier à toute vitesse, d’où la nécessité d’aller au-delà de la simple numérisation. C’est d’ailleurs tout l’intérêt de la solution de numérisation intelligente INfuse de Kodak Alaris : portée par le cloud, elle peut être installée au domicile d’un collaborateur afin de déporter l’intelligence de l’entreprise chez elle. La gestion des documents est ainsi embarquée dès sa création et les utilisateurs ont accès à de nombreuses informations directement via INfuse (accusé de réception suite à l’envoi d’un document, par exemple).

Suite au Covid-19, plus de 2 entreprises sur 3 ont compris ce qu’était la capture intelligente et son lien avec l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique. Cette période de crise sanitaire a été un catalyseur pour les nouvelles technologies. En étant forcés de travailler depuis chez eux, les professionnels ont observé un manque de ressources sur des tâches habituelles qui ne se voient pas dans l’entreprise et ont pris conscience que certaines technologies les auraient bien aidés dans cette situation en automatisant les processus, indique l’expert. En interrogeant nos clients avant la crise sanitaire, nous nous sommes aperçus que la transformation digitale de l’entreprise n’était considérée comme très importante que par 20 % d’entre eux. Pendant la crise, ils étaient 80 % à penser que c’était très important ou important. Cette prise de conscience va même au-delà des organisations, puisque le gouvernement a mis en place des budgets alloués à la transformation numérique des entreprises.

Des solutions adaptées à l’évolution des besoins des professionnels

Si la problématique liée à la réception et à la diffusion des documents, ainsi qu’à la récupération des informations qui y sont présentes, n’est pas nouvelle, l’épidémie de Covid-19 a nécessité que les organisations s’intéressent plus sérieusement aux solutions existantes. Tout particulièrement, les outils liés à la Digital Workplace se sont largement développés, avec la généralisation du travail déporté. Cependant, la brique capture n’y est généralement pas présente. C’est là toute la force de Kodak Alaris : un large portefeuille de solutions intégrant l’IA, capable de gérer la chaîne liée à la capture d’informations, de la numérisation à la distribution, en passant par l’extraction et la restitution des données.

Les organisations ont besoin d’outils capables d’indexer automatiquement les documents, de reconnaître leurs types, de les intégrer à la Digital Workplace et de faciliter leur mise en place dans la GED. Justement, nous avons des demandes importantes en ce moment, notamment sur Info Input Solution et Ephesoft Transact, qui sont des solutions cloud qui peuvent travailler au travers d’API et de webservices. Elles permettent véritablement de faire gagner du temps aux utilisateurs puisque ces outils permettent de reconnaître automatiquement le type de document importé, d’extraire la data qui y est présente de manière pertinente et sécurisée, et de faciliter un certain nombre d’étapes dans les workflows mis en place dans la Digital Workplace, détaille le country sales manager de Kodak Alaris.

Autre avantage : les solutions développées par Kodak Alaris s’interconnectent parfaitement et en toute transparence avec les outils déjà en place au sein de l’organisation. De quoi limiter l’ajout de nouvelles interfaces, problématique récurrente des utilisateurs de la Digital Workplace.

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