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Des plans de réorganisation en passant par les données sur les fusions/acquisitions, les données à caractère personnel ou encore les communications commerciales confidentielles, tous les documents contenant ces informations sont sensibles. En cas de vol ou de divulgation non autorisée de ces contenus, la confiance entre le cabinet et son client se brise.

Un rapport publié par IBM en 2019 montre qu’il existe deux grands types de menaces :

 Les menaces externes | Par exemple, lorsqu’un cybercriminel cherche à accéder à des informations comme des numéros d’identification personnels ou de cartes bancaires à des fins malveillantes.

 Les menaces internes | Par exemple, lorsqu’un collaborateur envoie un e-mail contenant une pièce jointe confidentielle au mauvais destinataire, ou lorsqu’un ancien employé mécontent tente d’emporter des documents en quittant l’entreprise.

Quelle que soit la situation, il ne faut pas sous-estimer le coût de ces menaces, aussi bien en termes de clientèle (le rapport d’IBM estime en effet que la perte de clients suite à un incident représente la majorité du coût des fuites de données pour les entreprises) que d’image ou de réputation.

Nos interactions avec les cabinets de conseil nous ont montré que les systèmes de gestion de l’information flexibles permettaient de mieux répondre à ces exigences de sécurité.

Le rôle de la gestion de l’information

Pour mieux gérer et sécuriser les données client, il est très utile de commencer par se demander : « Qui doit pouvoir accéder à quoi ? » Les sociétés de conseil ont tout intérêt à mettre en place des systèmes et procédures visant à restreindre l’accessibilité de certains types de documents ou d’informations à des utilisateurs ou groupes d’utilisateurs pertinents, au moment opportun. Par exemple, s’il est nécessaire de solliciter l’aide d’un collaborateur particulier au cours de la rédaction d’une offre, il est inutile que cet utilisateur conserve ses droits d’accès une fois la rédaction terminée. De même, lorsque certains employés sont promus ou quittent l’entreprise, leurs autorisations doivent être modifiées ou supprimées en conséquence, de façon automatique.

La méthode de partage des documents joue également un rôle clé dans la sécurité de l’information. Les cabinets comptables utilisent beaucoup l’e-mail et les pièces jointes pour travailler avec leurs collaborateurs et leurs clients, une pratique malheureusement très risquée. En effet, il est impossible de contrôler l’accès aux documents après leur envoi ou leur partage, sans parler de leur utilisation. Avec la gestion de l’information, vous passez des e-mails à un environnement qui assure le suivi de tous vos documents, tout en conservant le même degré de contrôle et de visibilité sur les documents partagés.

Les modalités de stockage de l’information, sur site ou dans le Cloud, influent aussi sur la sécurité. Les avantages du Cloud sont évidents : la maintenance est plus simple, l’évolutivité est rapide, et il ne nécessite pas d’investissements initiaux. Mais pour pouvoir respecter la réglementation locale ou répondre aux attentes de leurs clients, les cabinets comptables ont plutôt intérêt à opter pour un système de gestion de l’information hybride, qui leur permettra de choisir facilement et rapidement l’emplacement de stockage de leurs différents contenus.

Et grâce à ces solutions, il est plus facile de répondre aux demandes d’audit. En quelques clics, vous pouvez démontrer à un client particulier que vous respectez bien les dernières normes ou les exigences spécifiques. Au lieu de passer plusieurs jours à collecter les données requises, vous transmettez les informations et les preuves demandées en quelques minutes seulement : tout le monde gagne du temps.

Voilà comment la gestion intelligente de l’information aide les cabinets comptables à assurer la sécurité de leurs données.

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