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Dématérialiser, c’est bien, dématérialiser en mode « full-démat », c’est mieux. Collectivités Collectivités locales territoriales et services de l’Etat ont tout à gagner à engager une démarche 100% dématérialisée. La DGFiP notamment, communique abondamment en ce sens. Dans cette optique, certificat et signature électroniques deviennent indispensables. Oui, et après ? Que devient un document ou un flux signé électroniquement ? Comment anticiper les problématiques de sauvegarde et d’archivage ?

Stocker, sauvegarder, partager les données

Les outils de Gestion Electronique des Documents (GED) sont intéressants pour sauvegarder les documents liés à un flux (pièces comptable, pièces d’un marché public, actes administratifs, etc.). Ils permettent aussi et surtout de rendre ces documents accessibles aux agents ou élus qui en auraient besoin et fluidifient ainsi le travail.

Concernant les flux, les logiciels métiers proposent souvent leur sauvegarde nativement. Exemple avec les parapheurs électroniques : en plus de gérer le processus en amont de la signature, ils peuvent sauvegarder les flux nécessitant une valeur probatoire. En effet, conserver simplement les documents liés à un flux ne suffit pas, il faut y rattacher la preuve de signature, les métadonnées et l’historique de traitement. Mais attention, sauvegarde et archivage sont deux notions bien différentes !

Quid de l’archivage des documents signés électroniquement ?

L’archivage répond à un ensemble de normes techniques et de conservation, qui permettent de conserver les données numériques dans un format stable et pérenne.

Tout flux signé électroniquement devient l’original. C’est donc bien lui, et non sa version imprimée, qui doit faire l’objet d’un archivage normé à valeur probante.

Pour ce faire, la collectivité doit verser ses flux sur un Système d’Archivage Electronique (SAE). Plusieurs choix s’offrent à elle : se doter d’un SAE pour son propre compte, le mutualiser avec d’autres structures, ou si cela est possible, verser ses flux vers le service Archives de son EPCI ou de son département. Enfin, il est aussi possible de recourir à un tiers-archiveur privé, qui doit être agrée par les services de l’état.

Comment s’y prendre ?

1 - S’équiper d’un certificat électronique adapté au besoin de la collectivité, afin de dématérialiser les procédures et de A à Z. Il existe plusieurs types de certificats. Le Guide de la Dématérialisation de JVS-Mairistem, disponible gratuitement sur le site de la société*, apporte des informations synthétiques sur le sujet.

2 - Envisager la mise en œuvre d’une Gestion Electronique des Documents, première étape vers une stratégie d’archivage efficiente et réussie.

3 - S’assurer que les logiciels métiers de la collectivité sont bien compatibles avec les systèmes de GED. Pour plus de facilité et dans une optique d’accompagnent au changement efficace au sein de l’organisation, privilégier des solutions intégrées ou interopérables. Cela évite les multiples manipulations ... Et donc les pertes de temps.

L’éditeur de logiciels de la collectivité doit être en mesure d’accompagner étroitement ce projet, qui a un impact stratégique et organisationnel fort. Tant pour mettre en place un système d’information parfaitement adapté à la taille et aux besoins de la collectivité que pour accompagner les agents et élus dans le changement, la présence de consultants spécialisés est un pas essentiel vers une mise en œuvre réussie.

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